Este tipo de torneos ya no son encuentros que se reservan para pequeños grupos de jugadores. Por el contrario, los mismos son capaces de reunir a quienes compiten de manera profesional, aficionados, cuerpo técnico, creadores de contenidos y cientos de miles de fanáticos que se reúnen para una misma competición.
Algo que no suele observarse con facilidad es que, detrás de estos eventos, existe una organización que funciona casi a la perfección: elegir la sede e instalar todos los equipos, la conectividad y el catering.
En estos torneos, cómo lo vive el publico y cómo se desempeñan los jugadores dependen, en ocasiones, de factores que no pueden observarse a menudo. Una buena conexión, la distribución adecuada de los espacios y un catering que atienda durante un lapso determinado de tiempo a las personas es sumamente importante, al igual que otros puntos como el escenario, iluminación o pantallas.
El torneo es un evento
Cuando un torneo de este tipo es presencial, debe ser pensado como algo integral y no, únicamente, como una continuidad de partidas. La competencia es el eje central, pero, a su alrededor, se observa el desarrollo de una estructura que incluye las acreditaciones, sitios concretos para los deportistas, zonas para los espectadores, sectores para la técnica, zonas de transmisión y aquellas que se destinan para el descanso y la alimentación.
Esto permite cierta anticipación respecto a las necesidades de los participantes. Los jugadores requieren de puestos que se encuentren capacitados y de medidas adecuadas para la competición, los árbitros necesitan sitios en donde puedan supervisar las partidas, los técnicos deben acceder rápidamente a los dispositivos y, para los fanáticos, es esencial la circulación con cierta comodidad.
Además, es fundamental contar con un cronograma. Las evaluaciones técnicas, cómo lo reciben los usuarios, las pausas y las actividades secundarias también deben contar con horarios especificados. A mayor cantidad de personas que asisten, es más necesario que se coordinen cada una de las etapas para que no existan demoras innecesarias y aglomeraciones.
La importancia de la logística
Este es uno de los factores que hace que todo lo mencionado con anterioridad tenga el funcionamiento que corresponde, es decir, coordinadamente. Un fallo en la organización es capaz de afectar de manera directa el desarrollo del evento: si los jugadores no llegan a tiempo, la conexión no es estable o surge un inconveniente respecto a un periférico, se trata de situaciones que pueden derivar en retrasos y hacer que la experiencia de todas las personas que asisten no sea la esperada.
Por este motivo, antes de la apertura de las puertas se necesita la comprobación de que los equipos se encuentren instalados, que las conexiones tengan un funcionamiento óptimo y que el personal pueda resolver los inconvenientes técnicos que puedan surgir durante la jornada. Además, deben tenerse en cuenta opciones ante posibles imprevistos, sobre todo cuando se trata de eventos que tienen una duración considerable.
La logística incluye, por otro lado, algunos puntos que no son tan visibles como, por ejemplo, cómo se distribuye el mobiliario, el guardado de los insumos, la limpieza, la seguridad y cómo se coordinan los proveedores. Todos estos puntos tienen una meta que es que el evento pueda avanzar tal como se había previsto y que los inconvenientes internos no afecten al público ni al espectáculo.
Sede, equipos y conexión
Elegir la sede es la base de todo. El sitio debe tener suficiente espacio para la distribución de las distintas áreas sin que se obstruya la circulación. Además, se necesita del análisis de la disponibilidad de corriente eléctrica, la posibilidad de la instalación de una estructura tecnológica y condiciones de conectividad.
En un torneo de esports, la conexión a internet es sumamente importante. Si el servicio se interrumpe o no es suficiente, puede detener la partida y cambiar el desarrollo de la competición. Por este motivo, lo ideal es que la organización contrate una conexión que soporte un número importante de dispositivos y, cuando sea posible, contar con opciones de respaldo.
Los equipos, por su parte, deben ser probados antes de que comience el torneo. Los ordenadores, consolas, teclados, audífonos y otros periféricos requieren de instalación y configuración previa. La meta es que los problemas que puedan surgir se reduzcan al mínimo.
Catering, bebidas y frío para jornadas largas
La alimentación es un componente que debe tener su propia planificación y con tiempo previo. Un torneo puede extenderse desde la mañana hasta que finaliza el día, por lo que se requiere un cálculo sobre la cantidad de comida y bebida teniendo en cuenta el tiempo que dura y la cantidad de persona que se estima asistirán.
El menú puede contar con comidas principales, snacks, o artículos de consumo rápido, además de bebida. La distribución conviene que sea organizada de modo que las personas puedan comer en las pausas rápidamente. Para tener hielo disponible durante toda la jornada, la organización puede instalar un congelador Torrey en la zona de servicio y reponer las bebidas sin interrumpir la atención.
La conservación, por su parte, necesita atención. Si el catering incluye productos como helados, por ejemplo, se necesita de un equipo apropiado. Un congelador de helados Holanda puede ser utilizado para el mantenimiento de este tipo de artículos a la temperatura que necesitan durante todo el evento.
Un congelador tipo Holanda permite contar con lugar para productos que sí o sí necesiten permanecer congelados. Elegir un equipo u otro depende del número de alimentos, el espacio que se halle disponible y las necesidades concretas del servicio de catering.
Entre las alternativas de almacenamiento se encuentra el congelador horizontal Prime CPR70-B de 7 pies cúbicos con función dual refrigerador y capacidad de 198 litros blanco, que puede ajustarse a diferentes necesidades de conservación como consecuencia de la funcionalidad dual.
Por otro lado, puede tenerse en cuenta un congelador de 7 pies con modo refrigerador cuando es necesario contar con una solución en donde se pueda alternar entre congelar y refrigerar.
Además, es fundamental la organización de la ubicación. Es ideal que los congeladores o refrigeradores permanezcan en sitios accesibles para el personal de catering, pero, a su vez, que se encuentren lejos de los artefactos electrónicos y de las zonas por donde circulan los espectadores. Un almacenamiento ordenado contribuye a que la cadena de frio no se pierda y simplifica el servicio.
Qué se espera
Un evento organizado de buena manera, hace que el publico se concentre en el torneo y no por lo que ocurre detrás de escena. Para que esto sea posible, la organización debe anticiparse a las necesidades de todos los que intervienen: profesionales, espectadores, equipo técnico, cuerpo de arbitraje y proveedores.
Quienes asisten siempre esperan encontrarse con una sede en donde reina la organización, zonas específicamente determinadas, puestos de competencia preparados, buena conexión a internet y personal disponible por si ocurre algún inconveniente. En torneos extensos, es fundamental que se brinden múltiples opciones de alimentos y bebidas y que las mismas se conserven de la manera adecuada.
Un torneo presencial de esports requiere mucho más que una reunión de profesionales que juegan y de la disposición de los equipos para la competencia. Se trata de un evento complejo en donde la tecnología, la infraestructura, la logística y el servicio de comidas y bebidas deben presentar un funcionamiento coordinado.
